O czym pamiętać podczas rekrutacji?

Jak dobrze odpowiedzieć na ogłoszenie o pracę lub naukę? Jak się zachować szukając pracodawcy? Jak przygotować się do rozmowy kwalifikacyjnej? Te wskazówki pomogą ci dobrze wypaść podczas rekrutacji.

W sieci jest wiele poradników z zasadami jak się zachować podczas rekrutacji do pracy. Jednak chyba niewiele osób je czyta. Lub niewielu bierze sobie te rady do serca. My dość przewrotnie napiszemy: i całe szczęście!

Dzięki temu kandydaci, którzy wiedzą jak się zachować, mają większe szanse na zdobycie interesującego stanowiska. A rekruterzy wiedzą na kogo zwracać uwagę.

Bez względu na to czy szukasz pracy czy chcesz rozpocząć naukę zawodu w Niemczech pamiętaj o poniższych wskazówkach.

I. Pierwszy kontakt – mail ze zgłoszeniem

Najczęściej pierwszy kontakt z przyszłym pracodawcą odbywa się online. Gdy piszesz maila z odpowiedzią na ogłoszenie lub wypełniasz formularz na stronie www zwróć uwagę na:

1) Tytuł maila

Wydaje ci się, że to oczywista i nieodłączna część maila? Jednak wielu kandydatów o nim zapomina! Mail z pustym tytułem nie wygląda profesjonalnie i może być odrzucony już na początku rekrutacji.

Co gorsza, bez uzupełnienia tytułu, mail może nie przejść przez zapory antyspamowe i pracodawca nigdy się nie dowie o twoim zgłoszeniu. Dlatego dopilnuj, by wypełnić to pole. Jeśli w ogłoszeniu pracodawca napisał jakiego tytułu oczekuje – użyj go.

Jeśli takiej informacji nie ma, napisz w tytule np.:

„[nazwa stanowiska] – zgłoszenie”

lub

„Dot. oferty pracy na stanowisko [nazwa stanowiska]”

lub w przypadku naszego programu

„Zgłoszenie do programu, [nazwa zawodu]”.

2) Powitanie

Zawsze na początku wiadomości trzeba się przywitać. Językoznawcy przestrzegają jednak przed użyciem słowa „Witam”. Bezpieczniej będzie napisać „Szanowni Państwo” lub „Dzień dobry”.

3) Cel maila

Następnie w kilku słowach napisz dlaczego i co wysyłasz w mailu. Wysłanie pustej wiadomości z samymi załącznikami nie zrobi dobrego wrażenia. Wystarczy krótko:

Szanowni Państwo,
odpowiadając na ogłoszenie zamieszczone w [XYZ] przedstawiam swoją kandydaturę na stanowisko: [ABC].
W załączeniu przesyłam dokumenty aplikacyjne i liczę na kontakt.
Z poważaniem
Imię Nazwisko
tel. 000 000 000

4) Podpis, czyli stopka

Uważny czytelnik w powyższym przykładzie zauważył jeszcze jeden ważny element. Na koniec maila zawsze należy się podpisać imieniem i nazwiskiem oraz podać numer kontaktowy.

Wskazówka:

Jeśli to możliwe ustaw stopkę w programie pocztowym. Wtedy nie będziesz musiał_a pamiętać za każdym razem o podpisie.

5) Wygląd maila

Pisząc maila w sprawie ogłoszenia o pracę (lub naukę) postaw na minimalizm i czytelność.
Najlepiej skorzystaj po prostu z domyślnych ustawień twojego programu pocztowego. Nietypowa czcionka (font) lub tło maila wcale nie wyróżnią cię pozytywnie. Wręcz przeciwnie, mogą utrudnić zapoznanie się z twoją kandydaturą, a nawet skutecznie zniechęcić rekrutera.

6) Załączniki

Sprawdź o jakie dokumenty prosi pracodawca i wyślij tylko te. Dodatkowe dokumenty zapychają skrzynkę i pokazują, że nie jesteś uważny oraz skrupulatny.

a) nazwy

Załączniki nazwij czytelnie, najlepiej dodając w nazwie swoje nazwisko, np. Kowalska-A-CV, Kowalska-A-list-motywacyjny.

b) rozmiar

Zanim klikniesz „wyślij” zwróć uwagę na rozmiar załączonych dokumentów.

Na przykład zgłoszenie do programu „Główka pracuje” wymaga przesłania kilku dokumentów, w tym skanów. Jeśli każdy z tych plików waży kilka MB, to może zapchać skrzynkę rekrutera lub program pocztowy odrzuci maila ze względu na jego wielkość.

Wskazówka:

By dokumenty były dobrej jakości, ale nie obciążały skrzynki:
1) użyj aplikacji online Tinypng do zmniejszania plików .jpg lub .png https://tinypng.com/
2) użyj aplikacji online I love pdf do zmniejszania plików .pdf https://www.ilovepdf.com/compress_pdf
3) umieść wszystkie dokumenty na dysku Google (jeśli masz konto pocztowe Gmail) i mailem wyślij tylko linki, skąd można je pobrać. Jest to szczególnie dobre rozwiązanie, gdy pliki są naprawdę duże. https://drive.google.com

c) jakość skanów

Poza rozmiarem załączników ważna jest ich jakość. Plik o małym rozmiarze, ale rozpikselizowany czy ziarnisty będzie zupełnie nieczytelny, a więc bezużyteczny.

Dlatego skanuj dokumenty używając rozdzielczości min. 300 dpi, a następnie do zmniejszenia rozmiaru użyj narzędzi opisanych w podpunkcie b.

d) zdjęcie w CV

W Polsce zdjęcie w życiorysie nie jest obowiązkowe, w Niemczech jest uznawane za dobrą praktykę. Jeśli decydujesz się na umieszczenie zdjęcia w CV upewnij się, że jest ono profesjonalne i zrobione przez fotografa.

Zdjęcie musi być formalne. Jeśli masz tylko zdjęcie z wakacji lub planujesz wysłać selfie – lepiej nie rób tego wcale. I pamiętaj, zdjęcie do CV to nie to samo co zdjęcie profilowe na portalu społecznościowym.

e) zgoda na przetwarzanie danych osobowych

Przygotowałaś_eś wszystkie dokumenty zgodnie z zasadami, a mimo to nie masz żadnej odpowiedzi od rekrutera? Upewnij się, czy w CV lub w osobnym dokumencie jest zgoda na przetwarzanie danych osobowych.

Pamiętaj, jeśli chcesz wziąć udział w jakiejkolwiek rekrutacji zgoda na przetwarzanie danych osobowych jest niezbędna. Bez niej zgodnie z prawem nie można przyjąć zgłoszenia i twoja kandydatura zostanie od razu odrzucona. I dotyczy to zarówno ofert pracy w Polsce, jak i naszego programu.

W przypadku dokumentów aplikacyjnych do programu „Główka pracuje” należy przesłać odrębny dokument do pobrania na naszej stronie.

W przypadku aplikowania o pracę klauzulę dodaj w stopce CV. Wystarczy:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko.

a jeśli chcesz, by twoja aplikacja była też rozważana przy następnych rekrutacjach:

Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez (nazwa firmy) w celu prowadzenia rekrutacji na aplikowane przeze mnie stanowisko oraz na potrzeby przyszłych rekrutacji.

II. Dalszy kontakt z rekruterem

1) Informacja zwrotna

Otrzymałaś_eś mailowo zaproszenie na rozmowę kwalifikacyjną? Świetnie! Pamiętaj jednak o dwóch rzeczach. Po pierwsze podziękuj za informację i potwierdź otrzymanie wiadomości. Po drugie potwierdź udział w spotkaniu lub napisz, że nie jesteś już zainteresowana_y udziałem w rekrutacji.

Brak informacji zwrotnej uznawany jest nieprofesjonalny, a żeby zachować po sobie dobre wrażenie wystarczy odpisać. Nigdy nie wiadomo, czy nie będziesz jeszcze kiedyś mieć kontaktu z daną firmą lub instytucją. Nie warto palić za sobą mostów.

2) Zachowaj ciągłość korespondencji mailowej

Zawsze używaj opcji „Odpowiedz”. Dzięki temu wiadomo czego dotyczy mail i łatwo jest odnaleźć wcześniejsze ustalenia. Tworzenie za każdym razem nowej wiadomości to sygnał, że nie znasz netykiety.

III. Rozmowa kwalifikacyjna

Przyjście na rozmowę kwalifikacyjną bez wcześniejszego przygotowania znacząco zmniejsza szanse zatrudnienia. Przed spotkaniem koniecznie odrób pracę domową.

1) Poznaj firmę i stanowisko, na które aplikujesz

Nie zliczymy ile razy na pytanie „czy wie pani/pan czym zajmuje się firma XYZ” lub „na czym polega program Główka pracuje” usłyszeliśmy rozbrajająco szczere „nie” lub „coś tam czytałam_em, ale nie wiem do końca”.

Dlatego wytłuścimy poniższe słowa:

przeczytanie zawartości zakładki „O nas” i „Aktualności” na stronie firmy, to naprawdę minimum przygotowań przed rozmową!

Kandydat, który nie zadał sobie tego trudu – nie jest wart uwagi. Podobnie jak ten, który mówi „będę pracować gdziekolwiek, byle płacili”, albo „mogę robić wszystko”.

Pokazując, że znasz firmę, sygnalizujesz, że zależy ci na pracy w konkretnym miejscu i będziesz zaangażowanym pracownikiem.

2) Załóż schludne ubranie

Wybór odpowiedniego stroju zależy od rodzaju firmy oraz stanowiska, na które się ubiegasz.

Zakładając schludne, czyste ubranie okazujesz szacunek innym uczestnikom rozmowy oraz pokazujesz, że spotkanie traktujesz poważnie. I wcale nie musi to być garnitur lub garsonka. Niektóre branże pozwalają na luźniejszy ubiór. Jednak dresy, bluza z kapturem, poszarpane dżinsy czy t-shirt z nadrukiem nigdy nie będą odpowiednie. Natomiast biała koszula nigdy nie zaszkodzi 😉

3) Bądź na czas

Spóźniony lub zdyszany, wbiegający na ostatnią chwilę kandydat nie wróży nic dobrego. Dlatego lepiej sprawdzić wcześniej trasę dojazdu do firmy, niż stresować się zbyt późnym przybyciem.

Spóźnienie to największy grzech, ale przyjście za wcześnie, też może być źle widziane. Szczególnie jeśli w firmie nie ma miejsca, gdzie można spokojnie poczekać na swoją kolej.

Najlepiej wejdź do siedziby firmy około 5 minut przed spotkaniem (jeśli jesteś za wcześnie pospaceruj po okolicy).

Gdyby jednak okazało się, że się spóźnisz (bo wydarzyło się coś czego nie można było przewidzieć), jak najszybciej uprzedź o tym rekrutera.

5) Wycisz telefon

Czy naprawdę musimy o tym przypominać? Okazuje się, że tak. Wyciszenie lub wyłączenie telefonu podczas spotkania rekrutacyjnego to podstawa. Przecież w jego trakcie i tak nie będziesz rozmawiać z osobą, która dzwoni.

A nerwowe przyciszanie dzwonka dopiero, gdy telefon już zadzwoni, lub, o zgrozo, odbieranie telefonu tylko po to by powiedzieć „nie mogę rozmawiać” jest poniżej wszelkiej krytyki.

Jeśli dotarłaś_eś do tego momentu – gratulacje. Od razu widać, że chcesz dobrze wypaść podczas procesu rekrutacji.

Mamy nadzieję, że następnym razem, gdy będziesz starać się o pracę (lub aplikować do programu „Główka pracuje”) będziesz pamiętać o tych radach.

Powodzenia!